Jij focust. Wij regelen de rest.

Agency voor
Personal- & Executive Assistants

Services

Flexible PA

Een vaste kracht, zonder vaste uren. Je PA werkt op afstand of bij jou op kantoor en past zich aan jouw ritme aan. Maximale flexibiliteit, minimale ruis.

Losse diensten

Voor specifieke trajecten of tijdelijke drukte. Denk hierbij aan eventmanagement, vastgoedbeheer, personal shopping of ondersteuning bij reizen.

Jouw tijd is kostbaar. Daarom nemen wij het regelwerk uit handen – zodat jij je kunt focussen op wat echt telt. Of je nu flexibele ondersteuning zoekt of een executive assistant voor meerdere dagen per week: wij regelen het. Op afstand of op locatie, precies zoals jij het wilt.

Jouw tijd is kostbaar. Daarom nemen wij het regelwerk uit handen – zodat jij je kunt

Plaatsing PA

We werven, selecteren en vinden een top-PA die perfect bij jou past. Wij zorgen dat het klikt én werkt.

Wat kunnen onze PA’s & EA’s voor jou doen?

De werkzaamheden van een personal- of executive assistant gaan fundamenteel verder dan alleen standaard agendabeheer. Alle zaken die jou, zowel privé als zakelijk, ervan weerhouden om je te focussen op wat jij belangrijk vindt, kun je in principe bij een PA/EA neerleggen. Mocht er iets zijn dat niet binnen de expertise van onze persoonlijke assistenten past, dan hebben wij daarnaast een groot netwerk aan specialisten (denk bijvoorbeeld aan chauffeurs, hostessen of klusjesmannen) die we kunnen inschakelen.

 Zakelijk

    • Inplannen en verplaatsen van afspraken

    • Creëren van headspeace en vrije tijd

    • Timemanagement en bewaken van een efficiënte planning

    • Openen, filen en archiveren van dossiers

    • Uitgaven controleren

    • Aanpassen/verwerken van stukken

    • Indienen wijzigingen bij de Kamer van Koophandel

    • Versturen aandeelhoudersregister of uittreksels

    • Excel bestanden maken/bijhouden

    • Urenregistratie

    • Kilometerregistratie

    • Contentkalender beheren.

    • Assistentie bij contentproductie.

    • Organisatie van fotoshoots en videoshoots.

    • Fotobewerking

    • Visuals maken voor social media

    • Video’s maken & video editing

    • Contracten opstellen of controleren

    • Offertes opstellen of controleren

    • Documenten opstellen of controleren

    • Elke ochtend beginnen met een lege inbox

    • Beantwoorden van emails

    • Opzetten van filters en auto-reply’s voor e-mail

    • Maken van templates

    • To do’s uit inbox halen

    • Opschonen van mailbox en uitschrijven bij nieuwsbrieven

    • Het maken van facturen

    • Het inboeken van facturen

    • Debiteurenbeheer

    • Het maken van specifieke berekeningen

    • Het samenstellen van de financiële administratie

    • Budgetbeheer

    • Het controleren van de financiële administratie

    • Rekeningen beheer

    • Betalingen uitvoeren

    • Bonnen inscannen

    • Boekhoudsysteem opzetten

    • BTW aangifte

    • Voorbereiden belastingaangifte

    • Opschonen administratie

    • Ondersteuning bij audits

    • Offertes aanvragen & boekingen maken bij locaties

    • Het regelen van de catering

    • Het regelen van hostessen

    • Het regelen van sprekers of artiesten

    • Vervoer en accommodatie regelen

    • Aankleding event verzorgen

    • Uitnodigingen maken & gastenlijst beheren

    • Planningen maken en bijhouden

    • Vergaderagenda opstellen en delen

    • Begroting maken

    • Promotie evenementen

    • Goodiebags samenstellen

    • Sponsoren benaderen

    • Troubleshooten tijdens evenement

    • Inkomende en uitgaande communicatie (telefoon en post)

    • Bestellingen plaatsen

    • Kerstpakketten uitzoeken en bestellen

    • Relatiegeschedenken uitzoeken en bestellen

    • Informatie verzamelen over markt, product of klant.

    • Research voor projecten

    • E-mail marketing

    • Analyseren resultaten

    • Ondersteuning podcasts

    • SEO & SEA

    • Bestellen van merchandise

    • Beheren van advertenties

    • Nieuwsbrieven maken

    • Schrijven van persberichten

    • Blogs publiceren

    • Concurrentie & zoekwoorden onderzoek

    • Benaderen van klanten voor reviews & reageren op reviews

    • Branding & conceptcreatie

    • Ondersteuning webinars

    • Uitzetten van vacatures

    • Afhandelen en inplannen van sollicitaties

    • Organiseren van trainingen en uitjes

    • Ziekteverzuim controle en registratie

    • Briefen van freelancers

    • Het registreren van werknemersgegevens zoals ziekmeldingen en adressen

    • Onboarden van nieuwe medewerkers

    • Begeleiden van expats (jurdisch, wonen, praktisch)

    • Ondersteuning bij welk project dan ook.

    • Inplannen en verplaatsen van afspraken

    • Creëren van headspeace en vrije tijd

    • Timemanagement en bewaken van een efficiënte planning

    • Visa regelen

    • Acquisitie

    • Leadgeneratie

    • CRM database bouwen & updaten

    • Pitchdecks & presentaties maken

    • Klantenservice

    • Klantretentie

    • Opvolgen van leads

    • Linkedin acquisitie

    • Feedback van klanten verzamelen

    • Aftersales

    • Social media accounts opzetten & beheren

    • Strategie bepalen

    • Content kalender maken

    • Maken & inplannen berichten

    • Interactie met volgers

    • Analyse van resulaten

    • Adverteren op social media

    • Koppelen van systemen en tools (Zapier, Make, API etc.)

    • Nieuwe laptop of telefoon inregelen

    • Opslag opschonen

    • Beveiliging en wachtwoordbeheer regelen

    • Back-ups inrichten (Dropbox, Google Drive etc.)

    • Automatiseringen aanleggen

    • Privacyverklaring, cookiebanners, AVG-checks en beveiliging

    • Problemen oplossen of juiste support inschakelen

    • CRM systemen opzetten

    • E-mailmarketing automatiseren (Activecampaign, Mailchimp etc.)

    • Notuleren

    • Notities uitwerken

    • Opvolgen van acties

    • Website design & bouwen

    • Website beheer & onderhouden

    • Domeinnaam & hosting regelen of overzetten

    • Updaten plug-ins

    • Webteksten schrijven

    • Funnels bouwen

    • Webshop bouwen & beheer

    • SEO optimalisatie

    • Technische problemen oplossen

    • Conversieoptimalisatie

    • Efficiënte oplossingen implementeren

    • Implementeren van meetsystemen

    • Verwerkingsregister maken/bijhouden

Privé

    • Betalingen

    • Verwerking post

    • Overige administratie

    • Beheren van abonnementen

    • Het plaatsen van bestellingen

    • Verzenden, ophalen en retourneren van pakketjes

    • Organiseren van diners, borrels en feesten

    • Verjaardagen coördineren (van draaiboek tot taart)

    • Overige activiteiten organiseren

    • Oppas(sen) zoeken, boeken en briefen

    • Sportlessen inplannen

    • Vakantiekampen of naschoolse activiteiten regelen

    • Bijhouden van verjaarden en feestjes

    • Het maken van breng- en ophaalschema’s

    • Kado’s voor kinderverjaardagen kopen

    • Schoolvakanties plannen en structureren

    • Structuur en overzicht aanbrengen in jouw persoonlijke en gezinsafspraken.

    • Persoonlijke to-dolijsten en planningen maken

    • Vakanties plannen en boeken

    • Weekendjes weg of last-minutes regelen

    • Vluchten, treinen en taxi’s boeken

    • Reisroutes en hotels vergelijken

    • Activiteiten op locatie boeken (tours, musea, restauranttips)

    • Reispapieren checken (paspoorten, visum, vaccinaties etc.)

    • Koffers inpakken met checklist

    • Paklijsten maken voor reizen of logeerpartijen

    • Reizigersverzekering afsluiten of controleren

    • Tijdschema’s maken voor logische planning

  • Coördinatie van vervoer zodat je altijd op tijd en comfortabel op je bestemming aankomt.

    • Onderhoud en reparaties plannen (CV, elektra, etc.)

    • Contact met VvE, makelaars of woningcorporaties

    • Offertes opvragen en vergelijken voor kluswerk

    • Aankoop van meubels, woonaccessoires of apparatuur coördineren

    • Begeleiden van verhuizing of verbouwing

    • Adreswijzigingen doorvoeren bij instanties

    • Inrichting of herinrichting plannen (samen met stylist of zelfstandig)

    • Tuinonderhoud plannen

    • Onderhoud en reparaties aan bijvoorbeeld auto's, huizen en elektronica plannen en begeleiden.

Personal Assistants bij Ease

Bij Ease zijn we trots op ons zorgvuldige selectieproces. We zoeken niet naar zomaar assistenten; we zoeken naar personal assistants die écht passen bij de waarden en verwachtingen van onze klanten. Ze zijn scherp, fris, enthousiast en staan bekend om hun daadkracht en oplossingsgerichtheid. Onze assistenten zijn geen standaard uitvoerders; het zijn sparringpartners die jouw werk én privéleven eenvoudiger maken. Door hun vermogen om zelfstandig en strategisch mee te denken, brengen ze rust en overzicht in jouw leven.

De Ease Essentials

  • Proactief - Bij Ease kijken we naar proactieve houding en anticiperend vermogen. Onze personal assistants zien problemen vóór ze ontstaan en bedenken oplossingen voordat je er zelf om vraagt.

  • Betrouwbaar - We begrijpen dat vertrouwen essentieel is. Onze assistenten gaan discreet om met gevoelige informatie, zowel zakelijk als privé.

  • Persoonlijke match - Elke samenwerking begint met een persoonlijke kennismaking. Onze matchmakers zorgen ervoor dat de persoonlijkheid van de assistent aansluit bij jouw persoonlijke en zakelijke behoeften.

  • Flexibiliteit - Onze assistenten kunnen gemakkelijk schakelen tussen taken en prioriteiten en passen zich snel aan aan veranderende omstandigheden en wensen.

Bij Ease als personal assistant of executive assistant aan de slag? Bekijk dan onze vacatures.