Onze diensten
Flexible assistant
Een vaste kracht, zonder vaste uren. Een PA die werkt wanneer jij ondersteuning nodig hebt - op afstand of op kantoor - en zich moeiteloos aanpast aan jouw ritme. Maximale flexibiliteit, minimale ruis. Tijdelijke ondersteuning? Ook een interim executive assistant is mogelijk.
Plaatsing assistant
We werven en selecteren de perfecte executive assistant of personal assistant voor jou en jouw bedrijf. Daarna neem jij het over als werkgever. Geen match? Geen kosten.
Losse diensten
Hoogwaardige ondersteuning op projectbasis. Denk aan het organiseren van een bruiloft, beheer van vastgoed, personal shopping of het regelen van een complexe zakenreis. Je kiest precies welke diensten je wilt uitbesteden.
Laat je gegevens achter en wij nemen contact op.
Hoe werken wij?
Kennismaking: we luisteren naar jouw wensen, ritme en manier van werken.
Voorstel profielen: we sturen één of meerdere profielen van PA’s/EA’s die goed bij je passen.
Jij kiest: bepaal zelf met wie je wilt kennismaken.
Klikgesprek: ontmoet de PA/EA’s en voel of er een match is.
Onboarding: match gevonden? We plannen een soepele opstart en regelen alle praktische zaken.
Van start: jullie gaan aan de slag.
Check-ins: we blijven betrokken en zorgen dat de samenwerking goed blijft lopen.
Plan een kennismaking in om te ontdekken wie er bij jou past.
Wat doet een assistant van Ease?
De werkzaamheden van een Personal of Executive Assistant gaan fundamenteel verder dan alleen standaard agendabeheer. Onze assistants werken structureel samen met één ondernemer, niet task-based. Alle zaken die jou, zowel privé als zakelijk, ervan weerhouden om je te focussen op wat jij belangrijk vindt, kun je in principe bij een PA/EA neerleggen. Mocht er iets zijn dat niet binnen de expertise van onze persoonlijke assistenten past, dan hebben wij daarnaast een groot netwerk aan specialisten (denk bijvoorbeeld aan chauffeurs, hostessen of aannemers) die we kunnen inschakelen.
Zakelijke werkzaamheden
-
Inplannen en verplaatsen van afspraken
Creëren van headspeace en vrije tijd
Timemanagement en bewaken van een efficiënte planning
-
Openen, filen en archiveren van dossiers
Uitgaven controleren
Aanpassen/verwerken van stukken
Indienen wijzigingen bij de Kamer van Koophandel
Versturen aandeelhoudersregister of uittreksels
Excel bestanden maken/bijhouden
Urenregistratie
Kilometerregistratie
-
Contentkalender beheren.
Assistentie bij contentproductie.
Organisatie van fotoshoots en videoshoots.
Fotobewerking
Visuals maken voor social media
Video’s maken & video editing
-
Contracten opstellen of controleren
Offertes opstellen of controleren
Documenten opstellen of controleren
-
Elke ochtend beginnen met een lege inbox
Beantwoorden van emails
Opzetten van filters en auto-reply’s voor e-mail
Maken van templates
To do’s uit inbox halen
Opschonen van mailbox en uitschrijven bij nieuwsbrieven
-
Het maken van facturen
Het inboeken van facturen
Debiteurenbeheer
Het maken van specifieke berekeningen
Het samenstellen van de financiële administratie
Budgetbeheer
Het controleren van de financiële administratie
Rekeningen beheer
Betalingen uitvoeren
Bonnen inscannen
Boekhoudsysteem opzetten
BTW aangifte
Voorbereiden belastingaangifte
Opschonen administratie
Ondersteuning bij audits
-
Offertes aanvragen & boekingen maken bij locaties
Het regelen van de catering
Het regelen van hostessen
Het regelen van sprekers of artiesten
Vervoer en accommodatie regelen
Aankleding event verzorgen
Uitnodigingen maken & gastenlijst beheren
Planningen maken en bijhouden
Vergaderagenda opstellen en delen
Begroting maken
Promotie evenementen
Goodiebags samenstellen
Sponsoren benaderen
Troubleshooten tijdens evenement
-
Inkomende en uitgaande communicatie (telefoon en post)
Bestellingen plaatsen
Kerstpakketten uitzoeken en bestellen
Relatiegeschedenken uitzoeken en bestellen
-
Informatie verzamelen over markt, product of klant.
Research voor projecten
-
E-mail marketing
Analyseren resultaten
Ondersteuning podcasts
SEO & SEA
Bestellen van merchandise
Beheren van advertenties
Nieuwsbrieven maken
Schrijven van persberichten
Blogs publiceren
Concurrentie & zoekwoorden onderzoek
Benaderen van klanten voor reviews & reageren op reviews
Branding & conceptcreatie
Ondersteuning webinars
-
Uitzetten van vacatures
Afhandelen en inplannen van sollicitaties
Organiseren van trainingen en uitjes
Ziekteverzuim controle en registratie
Briefen van freelancers
Het registreren van werknemersgegevens zoals ziekmeldingen en adressen
Onboarden van nieuwe medewerkers
Begeleiden van expats (jurdisch, wonen, praktisch)
-
Ondersteuning bij welk project dan ook.
-
Inplannen en verplaatsen van afspraken
Creëren van headspeace en vrije tijd
Timemanagement en bewaken van een efficiënte planning
Visa regelen
-
Acquisitie
Leadgeneratie
CRM database bouwen & updaten
Pitchdecks & presentaties maken
Klantenservice
Klantretentie
Opvolgen van leads
Linkedin acquisitie
Feedback van klanten verzamelen
Aftersales
-
Social media accounts opzetten & beheren
Strategie bepalen
Content kalender maken
Maken & inplannen berichten
Interactie met volgers
Analyse van resulaten
Adverteren op social media
-
Koppelen van systemen en tools (Zapier, Make, API etc.)
Nieuwe laptop of telefoon inregelen
Opslag opschonen
Beveiliging en wachtwoordbeheer regelen
Back-ups inrichten (Dropbox, Google Drive etc.)
Automatiseringen aanleggen
Privacyverklaring, cookiebanners, AVG-checks en beveiliging
Problemen oplossen of juiste support inschakelen
CRM systemen opzetten
E-mailmarketing automatiseren (Activecampaign, Mailchimp etc.)
-
Notuleren
Notities uitwerken
Opvolgen van acties
-
Website design & bouwen
Website beheer & onderhouden
Domeinnaam & hosting regelen of overzetten
Updaten plug-ins
Webteksten schrijven
Funnels bouwen
Webshop bouwen & beheer
SEO optimalisatie
Technische problemen oplossen
Conversieoptimalisatie
-
Efficiënte oplossingen implementeren
Implementeren van meetsystemen
Verwerkingsregister maken/bijhouden
Privé werkzaamheden
-
Betalingen
Verwerking post
Overige administratie
Beheren van abonnementen
-
Het plaatsen van bestellingen
Verzenden, ophalen en retourneren van pakketjes
-
Organiseren van diners, borrels en feesten
Verjaardagen coördineren (van draaiboek tot taart)
Overige activiteiten organiseren
-
Oppas(sen) zoeken, boeken en briefen
Sportlessen inplannen
Vakantiekampen of naschoolse activiteiten regelen
Bijhouden van verjaarden en feestjes
Het maken van breng- en ophaalschema’s
Kado’s voor kinderverjaardagen kopen
Schoolvakanties plannen en structureren
-
Structuur en overzicht aanbrengen in jouw persoonlijke en gezinsafspraken.
Persoonlijke to-dolijsten en planningen maken
-
Vakanties plannen en boeken
Weekendjes weg of last-minutes regelen
Vluchten, treinen en taxi’s boeken
Reisroutes en hotels vergelijken
Activiteiten op locatie boeken (tours, musea, restauranttips)
Reispapieren checken (paspoorten, visum, vaccinaties etc.)
Koffers inpakken met checklist
Paklijsten maken voor reizen of logeerpartijen
Reizigersverzekering afsluiten of controleren
Tijdschema’s maken voor logische planning
-
Coördinatie van vervoer zodat je altijd op tijd en comfortabel op je bestemming aankomt.
-
Onderhoud en reparaties plannen (CV, elektra, etc.)
Contact met VvE, makelaars of woningcorporaties
Offertes opvragen en vergelijken voor kluswerk
Aankoop van meubels, woonaccessoires of apparatuur coördineren
Begeleiden van verhuizing of verbouwing
Adreswijzigingen doorvoeren bij instanties
Inrichting of herinrichting plannen (samen met stylist of zelfstandig)
Tuinonderhoud plannen
Onderhoud en reparaties aan bijvoorbeeld auto's, huizen en elektronica plannen en begeleiden.
Op zoek naar een Personal of Executive Assistant?
Ease Agency is een Nederlands personal assistant bureau voor ondernemers, executives en professionals. Met een Personal Assistant (PA) of Executive Assistant (EA) van Ease kun jij je volledig richten op wat écht telt. Of je nu flexibele ondersteuning nodig hebt of een vaste Personal Assistant voor meerdere dagen per week zoekt: wij regelen het. Op afstand of bij jou op kantoor, voor een korte periode of langdurig, precies zoals jij het wilt.
Personal Assistants bij Ease
Bij Ease zijn we trots op ons zorgvuldige selectieproces. Wij leveren geen VA’s, maar strategische Personal Assistants die ownership nemen. Ze zijn scherp, enthousiast en staan bekend om hun daadkracht en oplossingsgerichtheid. Door hun vermogen om zelfstandig en strategisch mee te denken, brengen ze rust en overzicht in jouw leven.
De Ease Essentials
Proactief - Bij Ease kijken we naar proactieve houding en anticiperend vermogen. Onze personal assistants zien problemen vóór ze ontstaan en bedenken oplossingen voordat je er zelf om vraagt.
Betrouwbaar - We begrijpen dat vertrouwen essentieel is. Onze assistenten gaan discreet om met gevoelige informatie, zowel zakelijk als privé.
Persoonlijke match - Elke samenwerking begint met een persoonlijke kennismaking. Onze matchmakers zorgen ervoor dat de persoonlijkheid van de assistent aansluit bij jouw persoonlijke en zakelijke behoeften.
Flexibiliteit - Onze assistenten kunnen gemakkelijk schakelen tussen taken en prioriteiten en passen zich snel aan aan veranderende omstandigheden en wensen.
Bij Ease als Personal Assistant of Executive Assistant aan de slag? Bekijk dan onze vacatures.