Een week uit het leven van een personal assistant

Hoe een PA je ontzorgt in werk én privé, ook tijdens een eventweek

Je weet dat een personal assistant je agenda beheert, mails filtert en afspraken plant. Maar wat doet een personal assistant écht, in de praktijk? Hoe ziet een werkweek eruit, zeker als die net wat voller is dan normaal?

Bij Ease Agency werken we met flexibele assistenten die zich aanpassen aan het ritme van de klant. Geen vaste formats, maar ondersteuning die meebeweegt. En soms betekent dat: tijdelijk meer uren draaien, bijvoorbeeld rondom een belangrijk event.

In deze blog lees je hoe zo’n week eruitziet bij een klant die normaal 16 uur per week gebruikmaakt van een PA, maar deze week tijdelijk opschaalt naar 20 uur. Er is een event waarvoor de PA op locatie aanwezig is en de rest van de week hybride werkt, met een combinatie van zakelijke en privéondersteuning.

Maandag – overzicht creëren

De week begint met structuur aanbrengen. De assistant opent de gezamenlijke inbox, archiveert, plant en filtert 47 nieuwe berichten. Drie urgente acties worden direct opgepakt, andere mails worden voorbereid voor beantwoording of doorgestuurd.

De planning van de week wordt doorgenomen, een bloemenbestelling voor het event wordt geplaatst en een dubbele afspraak op woensdag wordt meteen opgelost. Ook regelt de personal assistant een oppas voor vrijdagmiddag, omdat er thuis onverwachts iets verschoven is.

Een korte, heldere mailupdate volgt aan het eind van de ochtend. De klant kan met een leeg hoofd aan de slag.

Uren: 4

Dinsdag – kantoordag en eventvoorbereiding

Op dinsdag is de PA fysiek op kantoor. Er wordt samen met de klant gewerkt aan de maandplanning, het contentoverzicht en de voorbereiding van het event.

Kleine regeldingen volgen elkaar op: er is een last-minute aanpassing in de sprekerslijst, de menukaart moet opnieuw worden bevestigd, en een leverancier belt over een levermoment.

Daarnaast regelt de PA de reservering van vervoer voor een spreker, en neemt ze meteen contact op met de school over een ouderavond.

Tussen de afspraken door worden ook privé-items geregeld: een cadeau voor een vriendin wordt besteld en er wordt alvast een hotel geboekt voor een weekendje weg in maart.

Uren: 5

Woensdag – schakelen, regelen en voorbereiden

Op woensdag wordt er vooral op afstand gewerkt. De inbox wordt opnieuw bijgewerkt, een aantal openstaande facturen wordt gecontroleerd en doorgezet naar de boekhouder.

Daarnaast stelt de personal assistant een samenvatting op van de briefing voor het eventteam, plant ze een tandartsafspraak voor een gezinslid van de klant en zorgt ze dat het draaiboek helemaal in orde is. ’s Middags worden er ook nog pakketjes teruggestuurd naar een kledingverhuurder, en bevestigt de PA met een PR-bureau dat alle post-event communicatie klaarstaat.

Uren: 3

Donderdag – live op locatie

Op de dag van het event is de PA vanaf 13.00 uur op locatie aanwezig. Ze ontvangt leveranciers, stemt details af met het AV-team, en zorgt dat de sprekers hun planning en materialen op orde hebben.

Tijdens het event is zij het centrale aanspreekpunt: ze houdt de tijdsblokken scherp in de gaten, schakelt bij kleine incidenten en zorgt ervoor dat iedereen krijgt wat nodig is. Aan het eind van de avond zorgt ze dat alles wordt afgerond, spullen worden meegegeven en de facturen genoteerd.

’s Avonds stuurt ze nog een korte update naar de klant met een terugblik en eerste acties voor de follow-up.

Uren: 6

Vrijdag – afronden en vooruitkijken

Normaal werkt de PA op vrijdag niet, maar deze week maakt ze nog even twee uur vrij om het event netjes af te ronden.

Ze stuurt bedankmails naar het team en de gasten, archiveert bestanden en plant alvast een evaluatiemoment in. Ondertussen boekt ze een onderhoudsafspraak voor de auto van de klant en stuurt ze een overzicht van de openstaande to do’s voor volgende week.

De mailbox is bijgewerkt, de agenda klopt en de week is netjes afgesloten.

Uren: 2

Wat dit oplevert voor de klant

In totaal heeft de persoonlijke assistent 20 uur gemaakt, waarvan 11 uur op locatie en 9 uur op afstand. De klant hoefde deze week niet te multitasken, niet te schakelen tussen inbox, eventstress en gezinsplanning. Alles werd geregeld. Op tijd, zorgvuldig en professioneel.

Wat dat oplevert?

• Rust en overzicht

• Snelle oplossingen zonder gedoe

• Ruimte om te focussen op wat belangrijk is

• Vertrouwen dat alles achter de schermen soepel doorloopt

Een PA is niet alleen een regeltalent, maar ook een filter, een buffer, een rustbrenger en een aanjager.

Voor wie dit werkt

Deze vorm van ondersteuning werkt voor iedereen die veel ballen in de lucht houdt. Of je nu ondernemer bent, een klein team leidt, veel reist of simpelweg geen tijd (meer) hebt voor alles eromheen: een personal assistant past zich aan jou aan.

En het mooiste? Je hoeft niet meteen vast te leggen. Bij Ease kun je klein beginnen, uitbreiden wanneer nodig en ondersteuning flexibel inzetten per week, maand of project.

Ook behoefte aan dit soort weken?

Wil je geen volle weken meer waarin je achter de feiten aanloopt? Geen ruis, geen chaos, geen dingen die je vergeet?

Laat ons weten waar jij hulp bij nodig hebt. Wij koppelen je aan een PA die precies past bij jouw ritme, stijl en behoefte.

Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
Wij luisteren. Jij kiest. Wij regelen het. Met Ease.