Van Chaos naar Controle: Zo ziet jouw onboarding bij Ease eruit
Als ondernemer weet je als geen ander: tijd is je meest kostbare bezit. Toch besteed je waarschijnlijk nog steeds uren per week aan randzaken. Mailtjes beantwoorden, afspraken inplannen, reizen boeken of facturen najagen. Je weet dat je een Personal Assistant (PA) nodig hebt, maar de gedachte aan het inwerken schrikt je af. "Het kost me meer tijd om het uit te leggen dan om het zelf te doen," is een veelgehoorde kreet.
Bij Ease begrijpen we dat. Daarom hebben we een onboarding-proces ontwikkeld dat niet theoretisch is, maar direct resultaat levert. In dit artikel nemen we je mee in de eerste stappen van onze samenwerking. Hoe zorgen we ervoor dat jij binnen no-time weer aan het roer staat van je eigen agenda?
De Start: Een vliegende onboarding
Zodra de perfecte match tussen jou en je PA is gemaakt, plannen we de onboarding in. Dit doen we (idealiter) bij jou op locatie. Waarom? Omdat we geloven in de kracht van persoonlijk contact en het begrijpen van de context waarin jij werkt.
Je PA komt niet alleen. Zij wordt vergezeld door een ervaren collega van het interne Ease-team die dit proces al talloze keren heeft begeleid. In 1 tot 2 uur leggen we de fundamenten voor een jarenlange samenwerking vast. Geen vage kennismaking, maar een strategische sessie waarin we alles vastleggen wat nodig is om de volgende dag al operationeel te zijn.
Het resultaat? Gemiddeld zien we dat ondernemers die dit proces doorlopen binnen 2 tot 4 weken structureel 5 tot 10 uur per week terugwinnen. Die winst begint bij deze eerste ontmoeting.
De leidraad: Geen theorie, maar praktijk
Tijdens de onboarding werken we met een uitgebreid en beproefd onboardingdocument. Dit is de leidraad van jullie samenwerking. We bespreken hierin alle praktische zaken die normaal gesproken gaandeweg voor ruis kunnen zorgen. Door ze gelijk vast te leggen, voorkomen we onduidelijkheid achteraf.
Dit zijn de pijlers die we standaard doorlopen:
1. Communicatie & Bereikbaarheid
De grootste valkuil in de samenwerking met een PA is onduidelijke communicatie. Daarom tackelen we dit direct:
De voorkeur: Communiceer je het liefst via WhatsApp, Slack, e-mail of de telefoon?
De snelheid: Hoe snel verwacht je een reactie op een niet-dringende vraag?
De grenzen: Wanneer mag je PA je direct storen (het bekende 'rood alarm') en wanneer wil je absolute focus-tijd?
2. Vaste contactmomenten
Een PA werkt het beste als er ritme in de week zit. We bepalen samen de frequentie van de check-ins. Is dat dagelijks een korte stand-up van 10 minuten, of een uitgebreide wekelijkse update? We spreken ook af wie het initiatief neemt voor deze momenten, zodat jij er niet meer over na hoeft te denken.
3. Agenda & Prioriteitenbeheer
Je agenda uit handen geven voelt voor veel ondernemers als 'het stuur loslaten'. Tijdens de onboarding bepalen we hoe strak dat beheer mag zijn.
Mag de PA zelfstandig afspraken verzetten of plannen binnen bepaalde kaders?
Hoe gaan we om met last-minute wijzigingen?
Wat zijn de 'heilige' tijden in je agenda (denk aan sporten, familie of diep werk)?
4. Toegang & Systemen
Om jou te ontzorgen, moet je PA zelfstandig kunnen handelen. We regelen ter plekke de technische randvoorwaarden:
Het aanmaken van een e-mailadres voor je PA.
Toegang tot agenda’s, CRM-systemen en andere relevante tools.
Toevoegen aan de juiste groepsapps (Teams, projecten, of zelfs privé-apps als dat gewenst is).
Privacy & Veiligheid: We maken heldere afspraken over hoe we omgaan met gevoelige informatie.
5. Reizen & Logistiek
Voor veel ondernemers is reizen een enorme tijdslurp. We leggen jouw reisprofiel vast: van je favoriete vliegmaatschappij en stoelvoorkeur tot aan je eisen voor hotels en de gewenste diepte van een reisschema. Zo hoef jij alleen nog maar in de auto of het vliegtuig te stappen.
6. Betalingen & Financiële afhandeling
Niets is zo vervelend als vertraging door onbetaalde facturen. We spreken af welke facturen en betalingen je PA zelfstandig mag afhandelen en waar de grens ligt voor jouw akkoord. Dit scheelt dagelijks tientallen kleine beslismomenten.
Maatwerk is de standaard
Bovenstaande punten zijn de basis, maar elke ondernemer is uniek. De één wil dat de PA ook de kerstpakketten voor het personeel regelt, de ander wil dat de PA de verjaardagen van familieleden bewaakt en cadeaus regelt. Alles wat jouw PA nodig heeft om voor jou te kunnen rennen, wordt vastgelegd. Eén keer goed, zodat je het daarna volledig kunt loslaten.
De nazorg: Je staat er nooit alleen voor
De onboarding is geen eenmalig kunstje. Nadat we de deur bij je dichttrekken, begint het echte werk. Ease blijft op de achtergrond altijd aanwezig:
Begeleiding van de PA: Jouw PA kan voor al haar vragen en uitdagingen terecht bij het Ease-team. Wij coachen haar, zodat jij dat niet hoeft te doen.
Kwaliteitscontrole: Wij houden een vinger aan de pols of de afspraken uit de onboarding ook daadwerkelijk nageleefd worden.
Evaluatie: Na drie maanden plannen we een uitgebreide evaluatie in met jou, de PA en Ease. We kijken naar de behaalde tijdwinst en sturen bij waar nodig.
Conclusie
Starten met een PA via Ease is niet 'nog iets op je to-do lijst'. Het is een investering die je de rest van je carrière duizenden uren gaat besparen.
Wil jij ook 5 tot 10 uur per week terugwinnen? Laten we kijken of er een match is. Neem contact met ons op voor een kennismaking, dan bespreken we hoe we jouw onboarding zo soepel mogelijk kunnen laten verlopen.